Tehokkuutta voidaan oppia
Jokaisen johtajan on suoritettava tehtävät oikein - tehokkuus. Ihmiset, joilla on loistavat henkiset kyvyt, voivat olla tehottomia työntekijöitä. Tulokset sisältävät mielen, mielikuvituksen ja tiedon vain yhdessä tehokkuuden kanssa.
Viime aikoihin asti organisaation pääongelma oli käsityöntekijöiden tuottavuus. Viimeisen sadan vuoden aikana olemme oppineet mittaamaan sen ja olemme toistuvasti lisänneet yksittäisen työntekijän tuottavuutta. Nykyaikaisten organisaatioiden työ perustuu älylliseen työhön.
- Sitä ei voida mitata fyysiseen työhön johdettujen kriteerien avulla;
- Ei määritettävissä;
- Ei mitata aiheutuneilla kustannuksilla;
- Johtajien panos ei riipu alaisten lukumäärästä;
- Tehokkuus on tuloksia, ei johtamistyön määrää.
Johtajien henkilöstön kehittämistä koskevissa kirjoissa he esittävät muotokuvan ”huomisen johtajasta” kuin “kaiken ajan henkilöstä”. Tällaisissa ihmisissä maailma on aina kokenut suuren puutteen. Yleinen nero vaaditaan:
- Pystyy suorittamaan analyysin;
- Tehdä päätöksiä;
- Työskentele ihmisten kanssa;
- Ajattele luovasti;
- Hyvä matematiikan tuntemus;
- Ymmärrä yrityksesi ja johtamisrakenteen ominaisuudet.
Yritykset rekrytoivat ihmisiä, joilla on parhaimmillaan yksi halutuista ominaisuuksista. Muodosta organisaatio siten, että kuka tahansa tietyllä alueella vahva henkilö voi käyttää taitojaan ja kykyjään työssään. Panosta ihmisten toiminnan näköpiirin laajentamiseen heidän käytettävissä olevilla työkaluilla. Älä luota voimakkaaseen hyppyyn henkilökohtaisten kykyjen kehittämisessä.
Tehokkaiden johtajien erottuva ominaisuus on kyky saavuttaa positiivinen tulos kaikessa. Viisi tapaa, jotka johtajan on kehitettävä voidakseen toimia tehokkaasti:
- Tiedä mihin aikaan kuluu. Työtä ajan hallitsemiseksi, sen tehokkuuden lisäämiseksi.
- Keskity saavutuksiin, jotka ylittävät organisaation. Tavoitteena ei ole työpaikka, vaan lopputulos.
- Kehitä vahvuuksia - omaa, esimieriäsi, kollegoitasi, alaisiasi. Älä keskity heikkouksiin, älä aloita tehtävistä, joita et voi ratkaista.
- Keskity alueisiin, joilla laadukas työ tuottaa erinomaisia tuloksia. Priorisoi ja pysy niiden päällä.
- Tee tehokkaita päätöksiä. Oikeat päätökset ovat järjestelmä, sarja oikeita vaiheita oikeassa järjestyksessä. Tehokas ratkaisu perustuu mielipiteiden eroihin, ei yksimielisyyteen. Nopeat ratkaisut ovat virheellisiä päätöksiä. Ratkaisuja pitäisi olla vähän, mutta niiden pitäisi olla perustavanlaatuisia. Tarvitaan oikea strategia, ei kekseliäitä temppuja.
Vietä aikaa
Ajan resurssi on korvaamaton! Opi hallitsemaan aikaa - määritä ensin mahdollisimman tarkasti, mihin se todella käytetään, ja minimoi sen tuottamaton käyttö. Yhdistä hallittavissa oleva aika suuremmiksi lohkoiksi, älä tee 20 lohkoa, tee 5.
Ajanhallintaprosessi koostuu kolmesta vaiheesta.
Ajan tallennus
Mieti työhön käytetty aika, analysoi tehokkuutesi.
Ensimmäinen askel managerin suorituskyvyn parantamisessa on todellisen kuluneen ajan tarkka tallentaminen. Kirjaa säännöllisesti viettämäsi aika.Tunnista epätodellisimmat toiminnot ja päästä niistä eroon. Luo jokaisen tarkistuksen jälkeen uusi työaikataulu. Kysy itseltäsi diagnostisia kysymyksiä:
- Mitä tapahtuu, jos tätä ei tehdä ollenkaan? Jos vastaus on "ei mitään", heitä tapaus pois.
- Minkä tyyppisiä toimia, joista olen vastuussa, voi toinen henkilö aloittaa ja tehdä työtä huonommin tai jopa paremmin kuin minä?
- Mitkä ovat toiminnot, jotka tuhlaavat aikaa tuomatta hyötyä työlleni?
Ajanhallinta
Tee suunnitelma hyödyllisistä ja tarpeellisista asioista. Huono hallinta viettää suurimman osan ajasta.
- Tunnista epäproduktiivinen aikahukka, joka johtuu järjestelmän puutteesta tai lyhyennäköisyydestä. Vuotta toistuvat työkriisit ovat hyvä signaali toiminnalle. Toista kertaa tapahtuneen kriisin ei pitäisi enää syntyä.
- Varmista, että työvoimaa ei ole liikaa - tämä vähentää tehokkuutta. Tällaisissa tapauksissa työntekijät käyttävät enemmän aikaa ”vuorovaikutukseen” kuin työhön. Jos johtajat viettävät yli kymmenesosa ajastaan ”ihmissuhteiden ongelmien” ratkaisemiseksi, ryhmä on liian suuri.
- Liian monta kokousta on merkki heikosta organisaatiosta. Tehtävän tulee olla kokonaisvaltainen, älä jaa sitä useisiin alatehtäviin, kun vastuu on jaettu monien ihmisten kesken ja tieto ei tavoita niitä, jotka sitä todella tarvitsevat. Kokousten ei pitäisi olla sääntö, vaan poikkeus sääntöyn.
Ajan vakauttaminen
Ryhmittele tapaukset suuriin aikalohkoihin. Työaika käytetään turhaan, jos se on hajotettu 15-30 minuutin pituisiksi osiksi. Aikalohkojen yhdistämiseksi on monia tapoja. Voit työskennellä kotona yhden päivän viikossa; suunnitella kokouksia, tarkastuksia, keskusteluja erilaisista ongelmista kahdelle viikonpäivälle; Aikataulu päivittäinen työkuorma joka aamu ennen töihin lähtöä.
Harkinnanvarainen aika kuluu sellaisten asioiden tekemiseen, jotka tuottavat korkeimman tuoton. Arvioi kuinka paljon on käytettävissäsi. Varaa kiinteät ajanjaksot tietyille tapahtumille. Tarkista jatkuvasti aikataulusi ja päästä eroon vähiten tuottavista toimista.
Älä jätä suunnitelmaa paperille - työskentele sen kanssa jatkuvasti.
Johtajat joutuvat usein käsittelemään tehottomia, mutta välttämättömiä tehtäviä: keskustelemaan parhaimpien asiakkaiden kanssa, osallistumaan alaisten kokouksiin, tarjoamaan tietoja ... Yritä uskoa tällaiset asiat vastuullisille alaisille. Oikeiden tulosten saavuttamiseksi mielenterveyshenkilön tulee keskittyä koko organisaation työn saavutuksiin ja tavoitteisiin.
Kuinka voin vaikuttaa organisaationi menestymiseen?
Muista vastuusi yrityksellesi. Henkilö, joka keskittää kaiken huomionsa jatkuviin pyrkimyksiin ja korostaa jatkuvasti auktoriteettiaan ja auktoriteettiaan, on vain alainen riippumatta siitä, kuinka korkea hänen asema organisaatiossa on.
Pään henkilökohtaiset velvollisuudet
Jokaisen organisaation on onnistuttava kolmella pääalueella:
- Välittömät tulokset;
- Arvojen kehittäminen ja vahvistaminen;
- Työntekijöiden valmisteleminen tulevaisuuden työhön. Jos organisaatio epäonnistuu jollakin näistä alueista, ensin se on pysähtyneessä tilassa ja sitten lakkaa olemasta. Juuri näillä alueilla johtajan tulisi osallistua.
Kyvyttömyys tai haluttomuus muuttua uuden tehtävän vaatimusten mukaisesti on yleinen syy esimiehen epäonnistumiseen. Hänen toiminnansa muutoksen tavoitteena ei ole vain tulokset, vaan menestyvän työn kolmen pääparametrin yleinen merkitys muuttuu.
Kuinka lisätä asiantuntijan tehokkuutta
On tarpeen antaa asiantuntijalle mahdollisuus työskennellä tehokkaasti kapealla.Hänen on ymmärrettävä selvästi, kuka käyttää työnsä tuloksia ja mitä käyttäjän on tiedettävä ja ymmärrettävä voidakseen tehdä työnsä tuottavasti. On välttämätöntä huolehtia tuotteesi käytännöllisestä sovellettavuudesta. Tärkeintä ei ole tuottaa universaaleja, "kaikkien kauppojen jack".
Oikeat ihmissuhteet
Oikeat ihmissuhteet syntyvät, kun johtaja keskittyy työssä ja suhteissa toisiinsa panoksestaan yhteiseen asiaan. Vaatimukset tehokkaalle ihmissuhteelle:
- viestintä;
- tiimityö;
- Itsensä kehittäminen;
- Muiden ihmisten kehitys.
Tehokas kokous
Pääsääntö on suunnata kokous alun perin tiettyyn tulokseen.
Tehokkaan johtajan tulisi selvästi tietää, mitä hän haluaa saavuttaa kokouksen, raportin tai esityksen avulla. Tällaisten tapahtumien sisältö tulisi harkita huolellisesti ja tiedottaa osallistujille etukäteen.
Kuinka vahvistaa vahvuuksia
Tulosten saavuttamiseksi käytä kaikkia alaisten, kumppaneiden, esimiesten ja omien vahvuuksia. Tee vahvuuksista mahdollisimman tuottavia.
Työntekijöiden valinta heidän vahvuuksiensa perusteella
Henkilöstön rekrytointisäännöt:
1. Asemaa, jossa kaksi tai kolme ihmistä on jo vaihtunut tekemällä työnsä hyvin aikaisemmissa töissä, olisi pidettävä mahdottomana. Vaihda se.
2. Tee jokaisesta viestistä laaja ja merkittävä. Työtehtävän tulisi olla niin laaja, että kaikki työntekijän vahvat ominaisuudet ilmenevät täysimääräisesti - tämä paljastaa hänen vahvuutensa ehdokkaassa.
3. Aloita työskentely ihmisten kanssa, paljastamalla ja hyödyntämällä heidän potentiaaliaan oikein sen sijaan, että uskoisit heille tavanomaisia vastuita. Älä yritä arvioida työntekijän potentiaalia, potentiaali on vain lupaus. Menestyneet johtajat kehittävät omat arviointilomakkeet, jotka koostuvat työntekijöiden aikaisemmissa tehtävissä saavuttamisen luettelosta ja neljästä kysymyksestä:
- Mitä hän tekee hyvin?
- Mitä muuta hän voi tehdä hyvin kykyjensä perusteella?
- Mitä hän tarvitsee oppiakseen hyödyntämään vahvuutensa täysimääräisesti?
- Jos minulla olisi lapsia, haluaisin heidän työskentelevän tulevaisuudessa tämän henkilön kanssa? Miksi?
4. Voidaksesi käyttää vahvuuksia sinun on kyettävä sietämään heikkouksia.
5. Vältä vaarallista ansaa luomalla viestejä tietylle henkilölle.
Kuinka hallita pomoa
Johtajan vahvuuksien korostaminen, toisin sanoen sellaisten olosuhteiden luominen, joiden avulla hän voi toimia, pystyy tekemään sekä itsensä että alaisensa työn.
Jos pomon vahvuus on hänen kykynsä politiikassa postissa, jossa politiikka on ratkaisevan tärkeää, esittele hänelle ensin tilanteen poliittinen näkökulma. Hän ymmärtää, mistä keskustellaan, ja käyttää tehokkaasti vahvuuksiaan ottaen huomioon uuden politiikan suunnan.
Paranna omaa tehokkuutta
Tee mitä pystyt parhaiten, etsi jatkuvasti mitä muuta voit tehdä.
Tehokas johtaja tarkkailee aina omaa työtä, sen tuloksia ja yrittää seurata yleisiä suuntauksia: kuinka työskennellä tehokkaammin yleisön kanssa tai millä kellonaikana on parempi kirjoittaa esityksiä, tehdä nopeita muistiinpanoja tai työskennellä huolellisesti jokaisen ehdotuksen läpi.
Tehokkuuden vuoksi on tarpeen laajentaa mahdollisuuksia ja rajoittaa ongelmia. Ihmisryhmän toiminnalle asetettavat standardit asetetaan esimiehen esimerkillä - toiminnan tulisi perustua vain vahvuuksiin.
Kaikella on aikansa
Tehokkuuden pääsalaisuus on keskittyminen. Ensinnäkin on välttämätöntä suorittaa tärkeimmät asiat eikä koskaan tehdä useita tärkeitä asioita samanaikaisesti. Tarvitaan kovaa itsekuria, rautaa tahtovoimaa ja kykyä sanoa ei.Tämä auttaa sinua valtavan määrän tehtävissä.
Yhden asian tekeminen yhden ajanjakson aikana on tehdä se nopeasti. Ihmiset, jotka kykenevät valmistamaan monia asioita, luonteeltaan erilaisia, käsittelevät niitä vuorollaan.
Päästä eroon eilisen lastista
Järjestelmällisesti päästä eroon vanhasta on ainoa tapa aloittaa uusi tehokkaasti. Päästä eroon aiemmista epäonnistumisista; eilisen menestykset, jotka eivät enää olleet tuloksellisia; toiminnot, jotka eivät tuottaneet toivottuja tuloksia.
Tunnettujen organisaatioiden ongelma ei ole luovuuden puute. Usein kaikki työntekijät ovat liian kiireisiä ratkaisemaan eilisen tehtäviä. Luovuuden stimulointi voi olla menestyvää jopa byrokratian kylläisissä rakenteissa, jos ne tarkistavat säännöllisesti ohjelmien ja toimintojen tarkoituksenmukaisuuden ja mikä tahansa tuottamaton toiminta lakkaa heti.
Ensisijaiset ja muut kysymykset
Priorisointi on yksinkertainen tehtävä. On vaikeampaa tunnistaa muita kuin ensisijaisia tehtäviä, joita tulisi lykätä, ja noudattaa tiukasti ratkaisua. Rohkeus, ei analysointi, määrää tärkeysjärjestyksen tärkeät säännöt:
- Valitse tulevaisuus, ei menneisyys;
- Keskity mahdollisuuksiin, ei ongelmaan;
- Valitse oma suunta, äläkä seuraa virtausta seuraamalla voittajaa;
- Aseta tavoitteet, jotka antavat näkyvän tuloksen, etkä tavoitteita, jotka saavutetaan turvallisesti ja yksinkertaisesti.
Aseta omat ensisijaiset tehtävänsä ajan ja olosuhteiden rajoituksista huolimatta. Tämä on johtajan ainoa toivo tulla aikansa ja olosuhteidensa mestariksi eikä heidän orjakseen.
Päätöksentekoprosessi
Tehokkaat johtajat ajattelevat strategisissa ja laaja-alaisissa kategorioissa. Älä aseta tavoitetta nykyisten ongelmien ratkaisemiseksi, älä tee liikaa päätöksiä. Keskity vain tärkeimpiin. Älä yritä nopeaa päätöksentekoa.
Sinun on tiedettävä, milloin päätöksen pitäisi perustua periaatteeseen, ja milloin - hetken tarpeiden ja käytännöllisyyden perusteella. Suurin osa ajasta tässä prosessissa ei kuluta päätöksentekoon, vaan niiden toteuttamiseen käytännössä. Tehokkaan ratkaisun toteuttamisen tulisi olla yksinkertaista ja mahdollisimman lähellä keskimääräisen työntekijän kykyjä.
Prosessi, jolla tehdään tehokkaita päätöksiä:
- Kysy itseltäsi: "Onko tämä tilanne ominaista vai onko tämä poikkeus säännöstä?" Ratkaise yleinen ominainen ongelma luomalla periaate. Poikkeuksia on käsiteltävä erityistilanteen vuoksi.
- Määritä selvästi tarkalleen, mitä tietyn ratkaisun avulla pitäisi saavuttaa. Mitkä ovat sen tavoitteet? Mitkä ovat vähimmäistehtävät hänen edessään? Mitä ehtoja sen on täytettävä? Tehokkaan ratkaisun on oltava yhdenmukainen tavoitteiden kanssa, muuten se on tehoton ja sopimaton.
- Aloita siitä, mikä on oikein, ei siitä, mikä on hyväksyttävää. Viimeisessä vaiheessa joudut vielä tekemään kompromisseja. Jos henkilö ei osaa täyttää rajaedellytyksiä, hän ei voi valita oikean ja väärän kompromissin välillä, ja tämä johtaa usein virheisiin.
- Ratkaisun toteuttaminen vie eniten aikaa. Mikään ratkaisu ei ole tehokas, ellei sen täytäntöönpanomekanismeja kehitetä alusta alkaen. Mitään päätöstä ei voida katsoa tehdyksi ennen kuin joku on vastuussa päätöksen täytäntöönpanosta. Päätöksen toteuttaminen vaatii vastauksia useisiin kysymyksiin: “Kenen pitäisi tietää tästä päätöksestä?”, “Mitä toimia tulisi tehdä?”, “Kenen on ryhdyttävä niihin?”, “Minkä pitäisi olla toiminta, jotta ihmiset, joille se on uskottu, kykenivätkö täyttämään sen? " Toimenpiteiden on oltava yhdenmukaisia niiden ihmisten kykyjen kanssa, joille uskotaan niiden toteuttaminen.
- Tarjoa palautejärjestelmä, jolla varmistetaan jatkuvasti ratkaisun toteutus ja sovittaminen toteutussuunnitelmaan. Tehokas palaute vaatii järjestettyä tietoa, numeroita ja tietoja. Johtajan on henkilökohtaisesti varmistettava, kuinka päätöksensä pannaan täytäntöön, muuten hänen toimintansa on tehotonta.
Tehokkaat ratkaisut
Jokainen päätös on valinta vaihtoehdoista. Jotta päätät tehokkaasta päätöksestä, kerää enimmäismäärä tosiseikkojen tukemia mielipiteitä. Kehitä tapana itsessäsi ja kollegoissasi päättää, mihin sinun tulee kiinnittää huomiota, mitä sinun on tutkittava ja mitä tarkistettava. Tämä on kaiken tehokkaan ratkaisun perusta.
Tehokas ratkaisu ei johdu tosiseikkojen arvioinnissa saavutetusta yksimielisyydestä, se on erilaisten mielipiteiden ristiriitojen sekä monien vaihtoehtojen vakavan analyysin tulos.
Soveltuvan arviointimekanismin kehittämiseen liittyy tietty riski. Tuomion tekemiseksi on oltava valintoja. Vain vaihtoehtojen saatavuuden avulla voidaan toivoa kohtuullista valintaa.
Ensimmäinen päätöksenteon sääntö on, ettei päätöksiä tehdä ennen kuin kuulet mielipiteesi, jotka ovat ristiriidassa sinun kanssa. Miksi sinun pitäisi päättäessään vaatia vastaväitteitä:
- Tämä on ainoa tapa estää tilannetta, jossa päätöksentekijästä tulee organisaation vanki. Tapa irtautua ennakkoluulojen vangitsemisesta on antaa dokumentoituja ja huolellisesti harkittuja vastalauseita.
- Vain erimielisyydet tarjoavat vaihtoehtoja ehdotetulle vaihtoehdolle. Ratkaisu ilman vaihtoehtoa on vain epätoivoisen pelaajan muutto riippumatta siitä, kuinka huolellisesti hänet harkitaan. Tarkastele oppositiota keinona pohtia ratkaisuja.
Jokainen päätös on interventio virheenjälkeiseen järjestelmään. Hyvä johtaja ei ota riskejä ja tee tarpeettomia päätöksiä. Päätös olisi tehtävä, jos tilanne todennäköisesti pahenee ilman sitä. Mahdollisuudet johtavat usein paranemiseen kuin radikaaleihin muutoksiin.
Oletko valmis tekemään päätöksen, jos: vaatimukset ovat harkittuja, vaihtoehtoja tutkittu, riskit ja hyödyt ovat tasapainossa, mutta tämä ei riitä. Tässä tilanteessa onnistuneen johtajan on vastustettava kiusausta ja tutkittava asia uudelleen.