Kuinka järjestää asiat menettämättä malttiasi
Getting Things Done (tai GTD) -menetelmä perustuu tulosten pohtimiseen ja ”seuraavien vaiheiden” määrittelyyn. GTD: n pääidea auttaa määrittelemään tavoitteen selvästi ja sitten jokaisen askeleen kohti tämän tavoitteen saavuttamista. Menetelmä soveltuu esitysten järjestämiseen työssä ja jouluostojen suunnitteluun.
Jokaisen tehtävän tulee olla pieni, jotta pystyt ratkaisemaan sen nopeasti, eikä ajan tai motivaation puute voi estää sinua. Tämä lähestymistapa auttaa saavuttamaan kaikki tavoitteesi elämässä, auttaa välttämään stressiä.
Organisoidessasi projekteja GTD-menetelmällä, olet aina valmis aloittamaan työn tekemisen heti, riippumatta siitä, mitä tapahtuu ja missä olet. GTD tekee seuraavan vaiheen sinulle niin helppoa, että et halua lykätä sitä.
Tästä kirjasta löydät useita yksinkertaisia työkaluja, joiden avulla voit toimia tehokkaasti ja ylläpitää raitista mieltä; samoin kuin suosituksia siitä, mitä asennetta on kehitettävä GTD: n perusperiaatteiden toteuttamiseksi.
Aivosi on ajattelun työkalu, ei tallennuslaite
Menestyminen työssäsi tarkoittaa hyvää järjestäjää. Tämä on erityisen tärkeää tietotyöntekijöille, joille kymmenien tehtävien ja projektien ajaminen on samanaikaisesti arkea. Vaikeuksia syntyy, kun hieno raja henkilökohtaisen ja työelämämme välillä on epäselvä. Tämä johtuu siitä, että aivomme yrittävät selvittää ratkaisemattomia kysymyksiä ja muistuttavat meitä niistä sopimattomimmalla hetkellä - vaikka haluaisimmekin käsitellä niitä myöhemmin.
Jotta kaikki monimutkaiset tiedot elämästä pysyisivät hallinnassa, monet meistä kohtelevat aivomme kuin pöytälaatikko tai muistikirja. Väärinkäytämme aivomme pakottaen sen tallentamaan kaikenlaista tietoa. Tukkiessamme päätämme tiedoista keskeneräisistä tehtävistä, tulevista kokouksista ja muista sitoumuksista, tuhlamme aivojen aivojen ajattelukykyä, mikä vaikeuttaa keskittymistä todelliseen työhön.
Jotta voimme toimia mahdollisimman tehokkaasti, meidän on vapautettava mielemme kaikesta, mikä ei liity tehtävään, jonka suoritamme tiettynä ajankohtana. Käytä 100% mielesi kyvystä keskittyä tehtävään.
Jos haluat ajatella selkeästi, tarvitset luotettavan "korin materiaalin keräämiseen" mielesi ulkopuolella
Aivoillamme on yksi ärsyttävä ominaisuus - se ei koskaan anna meidän unohtaa sitä, mitä meidän on pidettävä huolta. Meitä pommitetaan jatkuvasti uudella tiedolla, joka myös vie mielemme. Jokainen uusi idea, jokainen muisti ja jokainen ongelma, jonka unohdimme ratkaista, vie meidät pois pääliiketoiminnasta.
Käytä aina ns. Koria materiaalin keräämiseen: mielen ulkopuolella oleva paikka, johon voit laittaa ylimääräisiä tietoja tai ideoita. Tiedät tarkalleen, mistä löydät tiedot myöhemmin, kun sinulla on aikaa siihen. Tämän avulla voit keskittyä täysin kirjeen kirjoittamiseen, keskusteluun työtoverin kanssa tai nurmikon leikkaamiseen.
Materiaalin keräilykorisi voi olla muistikirja, luettelot tietokoneellasi / puhelimessa tai jopa laatikot, joihin voit laittaa esineitä ja asiakirjoja. Materiaalin keräämistä varten tarkoitetun korisi (tai korisi) tulisi sijaita lähellä - niin on helppoa kerätä tietoja, jotka muuten olisi kerännyt mieleesi.
Poista roskakori - tyhjennä kaikki ulkoiset "korit" viikossa
Jotta järjestelmä toimisi sujuvasti, sinun on tuettava sitä. Kehitä tapa tarkistaa ja tyhjentää kori kerran viikossa. "Materiaalin keräilykori" -järjestelmä toimii, koska se antaa mielen levätä varmuudella siitä, että se ei menetä tai unohda tärkeitä tietoja.
Jos järjestelmää ei päivitetä, se lakkaa olemasta luotettava ja aivot hälyttävät ja lakkaavat luottamasta siihen. Heti kun tämä tapahtuu, alitajunnan mieli alkaa jälleen hajottaa ratkaisematta olevat ongelmat ja keskeneräiset tehtävät. Sinun tulisi harkita huolellisesti kaikkia tehtäviäsi ja asettaa asiat järjestykseen seuraavien sääntöjen mukaisesti:
- Poista merkityksettömät tehtävät luettelosta.
- Jos pystyt ratkaisemaan ongelman nopeasti (enintään kahdessa minuutissa) - tee se heti.
- Pidä tärkeät tiedot turvallisessa paikassa. Jos kyseessä on kokous, projekti tai tietty tehtävä, siirrä se oikeaan luetteloon.
- Säännöllinen "korinpuhdistus" on ainoa tapa varmistaa luotettava suorituskyky ja välttää stressiä.
Tyhjennä “kori” ja lajittele materiaali luetteloiden mukaan
Riippumatta siitä, kuinka "korisi" materiaali on erilainen, sinun ei tarvitse luokitella ja lajitella sitä erillisiin "laatikoihin" tai luetteloihin.
Useimmat tehtäväluettelot eivät toimi, koska ne muuttuvat tehtävien, ajatusten ja tietojen "viinivihreiksi". Luetteloissa tulisi olla vain erityisiä, toteutettavissa olevia tehtäviä, mutta kirjoitamme kaikki erottelematta niihin, ja siksi on erittäin helppo unohtaa yksittäiset toteutettavissa olevat tehtävät.
Kuinka järjestää korissa olevat tuotteet?
- Poista kaikki merkityksettömät, ratkaise pienet tehtävät ja lisää kokoukset tai määräajat kalenteriin.
- Jos tämä on monimutkainen työ (ts. Se vaatii useiden erityistehtävien toteuttamisen), sisällytä se projektiin selkeällä tarkoituksella.
- Kaikkien muiden tehtävien tulisi sisältyä Seuraavien toimintojen luetteloon.
Projektiluettelo antaa yleiskuvan kaikista nykyisistä projekteistasi.
Projektit ovat avaintekijä kaikissa tuottavuuden parantamisjärjestelmissä. Projekti on haluttu tulos, joka vaatii monivaiheisen toiminnan. Määritä, mistä tehtävistä projektin tulisi koostua, kuvittele saavutettava tulos ja kuvaa haluttu tulos yhdellä lauseella. Tuloksen ajatteleminen auttaa muotoilemaan erityisiä tehtäviä, jotka vievät sinut lähemmäksi projektitavoitteen saavuttamista.
Luettelo sisältää kaikki hankkeet, jotka pitäisi saada päätökseen lähitulevaisuudessa. Tämän avulla voit seurata ja hallita kaikkia käynnissä olevia projekteja, lisätä tuottavuutta ja rentoutua.
Päivittämällä luettelo viikoittain, varmista, että jokainen projekti on ajoitettu askel askeleelta. Kaikki projektin muodostavat toimet kuuluvat "Seuraavien toimien" luetteloon. Erityisillä tehtävillä voidaan saavuttaa mikä tahansa tavoite.
Korvaa päivittäinen tehtäväluettelo kalenterilla ja Seuraavien toimintojen luettelolla.
Päivittäiset ajankohtaisluettelot ovat tehottomia - ne vääristävät ajatunnetta, johtavat harhaan ja saavat sinut uskomaan, että sinulla on todella aikaa tehdä kaikki yllä oleva päivässä. Tällainen epärealistinen suunnittelu johtaa pettymykseen, ajan menettämiseen ja tuomioon epäonnistumiseen, mitä teet etukäteen.
Paljon tehokkaampi tapa on työskennellä kalenterin ja Seuraavien toimien luetteloiden kanssa. Kalenterilla on vain yksi tarkoitus: tapaamisten tallentaminen. Kaikki tiettyyn päivään tai tuntiin liittyvä - kokous tai lääkärin vierailu - tulisi kirjata kalenteriin.
Laita kaikki muut tehtävät tai erityiset vaiheet Seuraavat toiminnot -luetteloon. Sen avulla voit nopeasti päättää, mitkä tehtävät ovat parhaiten sopivia, ja onko sinulla aikaa ratkaista ne.
Riippumatta siitä missä olet, sinulla tulisi aina olla luettelo seuraavista toimista mukanasi. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden valita, mikä tehtävä on järkevä ratkaista.
Jos olet suunnitellut ja ennalta valinnut tehtävät, sinun ei ole vaikea päättää, mitkä niistä on järkevää käsitellä.Kuvittele, että olet lentokentällä ja lentosi viivästyy tunnilla. Kysy itseltäsi tässä tilanteessa:
- Mitä tehtävää minun pitäisi valita nyt?
- Mitä tehtäviä voin suorittaa määräajassa?
- Mihin tehtävään minulla on tarpeeksi energiaa tiettynä ajankohtana?
- Mikä tehtävä on ensisijainen?
Jos suunniteltuja tehtäviä on liikaa, on järkevää jakaa ne useille luetteloille ja arkistoille. Yksi luettelo voidaan tallentaa esimerkiksi älypuhelimeen ja toinen tietokoneelle. Kun olet lajiteltu tehtävät tällä tavalla, tiedät, minkä voit suorittaa työpöydälläsi tai kokouksessa tai odottaessasi lentokentällä.
Odoluettelot ovat hyödyllisiä työskennellessäsi muiden ihmisten kanssa.
Kaikkien nykyisten hankkeiden tulee olla luettelossa Projektit. Kun käytät Seuraavia toimintoja -luetteloa, voit varmistaa, että työskentelet jatkuvasti tehtävissä, joista jokainen tuo projektisi lähemmäs valmistumista.
Useimmissa tapauksissa sinun pitäisi luottaa muihin ihmisiin, jotka vastaavat kunkin projektin yksittäisistä osista. Mutta tämä ei tarkoita, että sinun pitäisi luopua minkään projektisi etenemisestä.
Aina kun olet riippuvainen muiden ihmisten työstä - odotat jonkun raporttia jatkamaan työskentelyä esityksen kanssa - on syytä pitää luettelo "Odottaa". Joten voit merkitä kaiken, mitä muiden ihmisten pitäisi tarjota sinulle, sekä määräajat.
Päivittämällä tämä luettelo joka viikko, näet kuka ja miten tekee heidän työnsä. Sinulla on uusi erityistehtävä: muistuttaa tätä henkilöä velvoitteesta.
Jos tämä tehtävä vie vain kaksi minuuttia, tee se heti. Jos ei, lisää se "Seuraavat toimet" -luetteloon tai johonkin tarkempiin luetteloihin ja muistuta ystävällisellä tavalla henkilölle, että odotat edelleen hänen raporttia.
Tallenna tietyn päivän tiedot kalenteriin tai arkistokaappiin
Voit suunnitella paljon asioita etukäteen, mutta joskus sinun on odotettava tiettyjä tietoja ennen kuin käännät materiaalit ostoskoristasi erityisiksi tehtäviksi tai kokouksiksi.
Esimerkki. Jos suunnittelet mielenkiintoista messua, kannattaa ehkä odottaa hiukan ja nähdä sen osanottajat ennen kuin päätetään, onko järkevää osallistua siihen. Jos tällaisia tietoja ei ole saatavilla etukäteen, on parasta lykätä päätöksen tekemistä.
Jos sinulla ei ole valintaa ja joudut suunnittelemaan kaiken viime hetkellä, seuraavat strategiat ovat hyödyllisiä:
- Aseta itsellesi muistutus tietystä päivästä kalenterissa.
- Pidä tiedosto, joka auttaa sinua pääsemään oikeisiin tietoihin oikeaan aikaan.
Tiedostokaappi on erittäin tarkka ja looginen järjestelmä. Se koostuu 43 tiedostosta: 31 tiedostoa kuukauden päivinä ja 12 tiedostoa vuoden kuukausina. Joka päivä voit tarkistaa itsellesi "lähetetyn" asiakirjan, muistutuksen tai materiaalin.
Jotta järjestelmä toimisi, sinun on käytettävä ja päivitettävä sitä päivittäin, ja tämä on vaikeinta.
Lisää ideoita, joista voi tulla merkitystä tulevaisuudessa, lisää ne Kerran / Ehkä -luetteloon.
Tämä luettelo sisältää kaiken, mitä ei ole "Seuraavien toimintojen" tai "Projektien" luetteloissa, mutta sen ei pitäisi häiritä päätä. Kerran / mahdollisesti -luettelo sisältää kaiken materiaalin, jota et ole vielä muunnellut erityisiksi ideoiksi tai tehtäviksi. Älä aliarvioi sen hyötyjä. Sen avulla voit seurata projektiideoita, jotka saattavat olla erittäin tärkeitä tulevaisuudessa. Tämän luettelon ideat voidaan jakaa ryhmiin. Esimerkiksi:
- ”Haluaisin tehdä retkiä”;
- ”Viinit, joita haluaisin kokeilla”;
- "Musiikki, jota haluaisin kuunnella."
Kuten ”Seuraavat vaiheet”, “Kerran / Ehkä” -luettelot auttavat sinua löytämään tarvitsemasi tiedot oikeaan aikaan. Listat ovat luotettavampia kuin oma muisti.
Kerran / mahdollisesti -luetteloa tulisi tarkistaa ja päivittää säännöllisesti, jos haluat käyttää sitä tehokkaasti.
Järjestetty työpaikka ja viikoittainen järjestelmän tarkistaminen lisää tuottavuutta
Kaikkien materiaaliluetteloiden tulisi olla saatavilla työpaikallasi. Luo ”ohjaushytti” - toimiva mobiili järjestelmä, jolla pääset käsiksi tietoihin missä oletkin. On erittäin tärkeää luoda luettelo- ja tiedostojärjestelmä, jonka voit ottaa mukanasi missä tahansa: vaikka oletkin jumissa lentokentällä tai lumimyrskyssä, voit silti olla tuottava.
GTD-tekniikan avulla voit tuntea olosi rauhalliseksi ja hallita kaikkia nykyisiä projekteja: seurata niiden etenemistä ja varmistaa, että ne etenevät.
Tuottavuusjärjestelmän on aina oltava asianmukainen ja täydellinen. Mielesi rentoutuu ja pystyy keskittymään täysin tehtävään vain, jos luotat järjestelmääsi.
Tarkastelemalla kaikkia luetteloitasi viikossa, varmistat, että järjestelmäsi toimii edelleen - jokainen nykyinen projekti liittyy ainakin yhteen seuraavaan toimintoon päivitetyssä, helposti saatavilla olevassa luettelossa. Sinulla on yleinen käsitys kaikesta mitä tapahtuu. Versio auttaa näkemään "metsän" unohtamatta "puita".
Viikkotarkastukseen käytetty aika riippuu siitä, kuinka paljon aikaa tarvitset tuntea olosi turvalliseksi ja rakentaa luottamusta järjestelmään.
Suunnittele viikoittainen arvostelu, kuten perjantai-iltana. Tämän avulla voit sulkea työsi ja lähteä viikonloppuun selkeällä päällä ja hallinnan tunteella.
Luonnollinen suunnittelu selventää projektisi tavoitteita ja seuraavia vaiheita
Hankkeen kehittäminen on melko luonnoton ja epälooginen prosessi. Sinun on pohdittava ja suunniteltava kaikki vaiheet etukäteen, etkä vielä kuvitella selkeää tavoitetta. Käytä luonnollista suunnittelumenetelmää, joka kuvastaa päivittäistä toimintaa.
Esimerkki päivittäisestä toiminnasta: Olet nälkäinen ja muodostat epämääräisen päämäärän (”Minun on syödy jotain”) ja määrittele sitten se (“Haluan pizzan”). Tässä vaiheessa syntyy useita ideoita tämän tavoitteen saavuttamiseksi ("voin joko leipoa pizzan tai tilata sen tai käydä ravintolassa"). Kaikista askeleista, jotka sinun on toteutettava matkalla, tulee itsestään selviä.
Käytä tätä ajattelutapaa todellisissa projekteissa: aloita tarkemmin määritelmällä tarkoitus. Ei koskaan ole haittaa viettää aikaa tavoitteiden asettamiselle, koska kaikki seuraavat toimet riippuvat tästä. Kun tavoite on selvä, mielesi alkaa automaattisesti aivoriihiä. Joten voit keksiä ideoita, jotka ovat tarpeen tavoitteen saavuttamiseksi. Hyvä taktiikka on aloittaa aivoriihi ulkopuolelta; kirjoita esimerkiksi ja tallenna ideasi paperille.
Kun olet kerännyt kaikki ideasi, sinun on organisoitava ja ryhmiteltävä ne ja yksilöitävä sitten projektin loppuun saattamiseksi tarvittavat erityistoimet.
Luonnollinen suunnittelu selkeyttää suuresti projektityötä ja tekee siitä mielenkiintoisen, nopean ja intuitiivisen.
Tärkein asia
Kuinka työskennellä tehokkaasti ja selkeä pää?
- Aivosi on ajatteluväline, ei tallennuslaite. Jos haluat ajatella selkeästi, tarvitset luotettavan "korin materiaalin keräämiseen" mielen ulkopuolella.
- Poista roskakori - tyhjennä kaikki ulkoiset "korit" viikossa.
- Kun lajittelet "korit", lajittele materiaali temaattisten luetteloiden mukaan.
Yksinkertaiset työkalut, jotka muodostavat GTD-menetelmän
- ”Projektit” -luettelo tarjoaa yleiskuvan kaikista meneillään olevista projekteista.
- Käytä kalenteria ja Seuraavia toimintoja -luetteloita päivittäisen tehtäväluettelon sijasta.
- Odoluettelot ovat erittäin hyödyllisiä, kun työskentelet muiden ihmisten kanssa.
- Tallenna tietyn päivän tiedot kalenteriin tai arkistokaappiin.
- Kaikkien mahdollisesti mielenkiintoisten ideoiden tulisi olla mukana Kerran / Mahdollisesti -luettelossa.
- Järjestetty työpaikka ja viikoittainen järjestelmän tarkastelu ovat välttämättömiä tuottavalle työlle.
Kuinka toteuttaa GTD: n perusperiaatteet?
Luonnollinen suunnittelu selventää projektisi tavoitteita ja seuraavia vaiheita ja helpottaa niiden käsittelyä.